Waarom back-ups vaker falen dan gedacht
Bijna elke organisatie heeft een back-up. Aanzienlijk minder organisaties hebben er ooit een teruggezet.
Achtergrond
Schaduw-IT: hulpmiddelen die niemand heeft goedgekeurd
Bestanden delen via een privéaccount, een gratis vertaaldienst voor een klantdocument, een eigen chatgroep voor overleg: schaduw-IT ontstaat waar de goedgekeurde route niet voldoet.
Waarom het gebeurt
In vrijwel alle gevallen is de reden praktisch. Het officiële systeem is traag, het aanvragen van toegang duurt weken, of de goedgekeurde toepassing kan iets niet wat nodig is. Verbieden zonder alternatief verplaatst het probleem naar plekken die nog minder zichtbaar zijn.
De risico's
- Bedrijfsgegevens buiten het zicht van back-up en beveiliging.
- Geen verwerkersovereenkomst met de gebruikte dienst.
- Toegang die blijft bestaan nadat iemand uit dienst gaat.
- Gegevens die bij een leverancier belanden zonder dat dit is beoordeeld.
Wat wel werkt
Inventariseren welke hulpmiddelen feitelijk worden gebruikt, en per stuk beoordelen of er een goedgekeurd alternatief is dat hetzelfde kan. Waar dat ontbreekt, is de vraag of de officiële route aanpassing behoeft eerlijker dan een verbod.
Dit artikel geeft algemene informatie. Elke omgeving verschilt, en een maatregel die in de ene situatie werkt kan elders ongewenste gevolgen hebben. Bij ingrijpende wijzigingen is toetsing door een ICT-beheerder verstandig.
Joost WierengaRedacteur ICT